Come gestite la vostra documentazione di cantiere? Se vi affidate ancora alla reportistica tradizionale e analogica, non siete i soli. Secondo uno studio del 2020 della Royal Institution of Chartered Surveyors, la trasformazione digitale è una priorità per il 72% delle imprese edili, ma il 32% di quelle intervistate spende meno del 3% del fatturato totale in tecnologie digitali. L'intenzione c'è, ma non gli investimenti. 

Questa mancanza di investimenti nella digitalizzazione significa che molte aziende non riescono a sfruttare tutti i vantaggi che la digitalizzazione comporta. Inoltre, si trovano ad affrontare sfide derivanti da modalità di lavoro analogiche che potrebbero essere evitate. Ciò è particolarmente vero in termini di documentazione edilizia, dove l'utilizzo di processi obsoleti crea sfide inutili. Rispetto alla documentazione edile digitale, la reportistica tradizionale richiede tempo, è decentralizzata, ha un'accessibilità limitata ed è soggetta a errori.

Vediamo nel dettaglio alcune di queste sfide.

Perché la reportistica tradizionale nel settore delle costruzioni vi frena

Nel 2023 il reporting tradizionale nel settore delle costruzioni è superato. Ecco perché:

1. Raccolta dati dispendiosa in termini di tempo

Quanto tempo voi e il vostro team dedicate alla raccolta dei dati? Nel caso delle note scritte a mano, questo tempo può arrivare a diverse ore al mese. Ma la raccolta dei dati è solo la punta dell'iceberg. Oltre alla documentazione inefficiente, c'è anche il problema di non perdere le note scritte a mano, di inoltrarle al posto giusto e di interpretarle senza errori.

È chiaro che la raccolta dei dati scritti a mano è tutt'altro che ottimale. Ecco perché molte aziende adottano tecniche ibride o improvvisate nelle loro attività quotidiane. Annotare i dati nelle app di messaggistica o negli appunti dello smartphone vi suona familiare?

Sebbene questi metodi offrano alcuni vantaggi rispetto ai report manuali, non possono competere con gli strumenti innovativi progettati specificamente per il settore delle costruzioni. Non solo le piattaforme appositamente progettate possono accelerare la raccolta dei dati, ma possono anche risolvere problemi legati alla sicurezza dei dati, alla comunicazione e all'efficienza.

2. Sfide nella gestione delle foto

In caso di difetti e loro correzione, le foto sono i mezzi più ovvi. Tutti i soggetti coinvolti possono immediatamente individuare il problema, i difetti possono essere visualizzati e le riparazioni possono essere tracciate visivamente.

Organizzare queste foto e averle sempre a disposizione, tuttavia, è una sfida. Nella galleria del cellulare, la posizione approssimativa delle foto può essere memorizzata nei dettagli. Tuttavia, queste informazioni sono spesso troppo imprecise per far corrispondere la posizione delle foto a un piano di costruzione.
Inoltre, organizzare queste foto per progetto in modo che tutti i soggetti coinvolti possano accedervi può richiedere molto lavoro. In seguito, quando viene richiesta un'immagine specifica, come si fa a trovarla? Senza ordinare le foto per località o categorizzarle per progetto, è quasi impossibile collegare le foto in modo rapido e professionale in un report accessibile a tutte le parti interessate.

3. Elaborazione incoerente dei dati

Uno dei problemi principali legati alla documentazione edile tradizionale è l'elaborazione dei dati. Anche piccoli errori possono portare a una serie di complicazioni che influiscono pesantemente sul progetto.

Siete alle prese con una documentazione di costruzione disomogenea invece di mantenere un diario di costruzione digitale centralizzato? Con i metodi tradizionali di elaborazione dei dati, le informazioni vitali sono spesso disperse in vari documenti. L'inserimento manuale dei dati comporta spesso un aumento del lavoro, poiché è necessario correggere gli errori, controllare i dati e modificare più volte i documenti. Questo processo richiede molto tempo e può mettere a dura prova il budget del progetto. La documentazione edile digitale, ad esempio tramite un'app per la documentazione edile, rende il processo dei dati molto più efficiente, accurato e, soprattutto, semplice.

4. Modelli di reportistica rigidi

Scrivere report a mano su un foglio bianco non è sostenibile. Pertanto, è probabile che si utilizzino modelli di report in una forma o nell'altra. Sebbene questi modelli forniscano una struttura e assicurino che nulla venga trascurato, non sono particolarmente flessibili. E quando i clienti hanno esigenze specifiche, soddisfarle con modelli standard è particolarmente impegnativo.
I modelli convenzionali raggiungono rapidamente i loro limiti, come:

• Limitata adattabilità
• Formato rigido
• Notevole sforzo aggiuntivo per le richieste specifiche del cliente.

Il risultato? Più lavoro, più tempo sprecato e un maggior rischio di errori. Quando i clienti hanno esigenze uniche, lavorare con modelli convenzionali poco flessibili diventa una sfida.

 Impatto sui progetti di costruzione

È chiaro che gli svantaggi della documentazione edile tradizionale si ripercuotono visibilmente sui vostri progetti di costruzione. Ma cosa significa questo impatto per la vostra impresa di costruzioni? Per quanto riguarda il processo decisionale, la comunicazione con le parti interessate e l'assegnazione delle responsabilità, i potenziali impatti sul successo del progetto sono gravi.

1. Ritardi nel processo decisionale

Siete stanchi dei ritardi nel processo decisionale e cercate un modo per gestire i progetti di costruzione in modo più efficiente? Un'area che merita di essere affrontata è quella della documentazione di cantiere. Se i dati non vengono elaborati e forniti in modo tempestivo, accurato e comprensibile, diventa difficile effettuare interventi tempestivi. La mancanza di dati fondamentali mette a rischio la tempistica complessiva del progetto.
I tempi sono cruciali e i progetti che si bloccano comportano un aumento dei costi. Un reporting inefficiente causa ritardi nel processo decisionale e ha un impatto negativo diretto sulle tempistiche e sui budget dei progetti.

2. Problemi di comunicazione

Un'altra conseguenza di una documentazione di costruzione obsoleta sono i problemi di comunicazione. I dati devono essere archiviati in modo centralizzato, completo, aggiornato e accessibile.

Nel caso di una documentazione di costruzione inefficiente, ciò non avviene o avviene solo in misura limitata. Note, relazioni e commenti sono spesso sparsi su diversi supporti ed è difficile tenerne traccia. Gli interessati non possono avere una visione rapida dello stato di avanzamento del progetto. Questa mancanza di trasparenza ostacola la comunicazione e porta a malintesi e inutili ritardi nel progetto. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo della gestione dei progetti edilizi. Tutte le parti coinvolte, dai lavoratori ai clienti, devono ricevere i dati necessari in tempo reale.

3. Assegnazione indefinita delle responsabilità

L'assegnazione di compiti e responsabilità è essenziale per i progetti di costruzione. Ma se la documentazione non la facilita, il processo diventa più complesso. La documentazione di cantiere deve rilevare i compiti in modo trasparente, affidabile e completo. Affinché i compiti siano portati a termine con successo, deve essere chiaro chi ne è responsabile e cosa comporta esattamente l'incarico.
La documentazione edile tradizionale spesso fatica a soddisfare questi requisiti. L'archiviazione decentralizzata e la gestione incoerente dei dati rendono difficile tenerne traccia. Una documentazione poco chiara può far sì che i compiti vengano trascurati, assegnati alle parti sbagliate o eseguiti in modo improprio. Il risultato sono ritardi nel progetto, aumento dei costi ed errori evitabili.

Passaggio alla gestione digitale delle costruzioni

Un moderno sistema di gestione delle costruzioni è molto più di un semplice strumento di documentazione. È una soluzione innovativa che consente di digitalizzare l'intero progetto. E ci sono ottime ragioni per farlo.
L'utilizzo di un'app per la documentazione edilizia, ad esempio, offre molti vantaggi:

• Raccolta rapida e trasmissione istantanea dei dati
• Gestione completa delle foto con assegnazione e organizzazione precisa delle posizioni
• Elaborazione coerente e centralizzata dei dati
• Reporting flessibile con modelli adattabili individualmente
• Archiviazione centrale di tutti i dati rilevanti per il progetto
• Comunicazione completa, flessibile e in tempo reale con tutti gli stakeholder
• Assegnazione chiara di compiti e responsabilità

Non c'è bisogno di aspettare. Per portare i vostri progetti di costruzione a un livello superiore e operare con la massima efficienza, fate oggi stesso il salto nella gestione digitale delle costruzioni.

Quale sarà il prossimo passo per la vostra documentazione di costruzione?

Si spera che sia chiaro che affidarsi a metodi di documentazione edile obsoleti nel 2023 non è sostenibile. Dalla raccolta dei dati che richiede molto tempo e dai problemi di gestione delle foto all'elaborazione incoerente dei dati e ai rigidi modelli di report, gli svantaggi della documentazione edile tradizionale sono numerosi. Inoltre, gli impatti sui progetti di costruzione, come i ritardi nel processo decisionale, i problemi di comunicazione e l'assegnazione di compiti poco definita, sono significativi.

Se volete gestire la documentazione di cantiere in modo efficiente e professionale, è ora di passare alle soluzioni digitali. Un moderno sistema di gestione delle costruzioni trasformerà i vostri processi, consentendo una gestione del progetto più rapida, efficiente e trasparente.

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