Environmental. Social. Governance. Queste tre parole formano un concetto potente (ESG) che ha preso piede nel mondo aziendale. Molte aziende ora producono rapporti ESG per evidenziare i passi che stanno compiendo per promuovere miglioramenti ambientali e sociali. Ci sono innumerevoli seminari, conferenze, webinar e podcast che si concentrano su come trarre valore contribuendo a un futuro sostenibile, equo e giusto. In tutti questi contesti, sono la "E" e la "S" a ricevere la maggiore attenzione. È naturale; sono gli elementi che guidano le iniziative di miglioramento, ma è la "G" che potrebbe essere la più importante per fare progressi effettivi.

La Governance può non essere un concetto particolarmente attraente per molti. Riguarda la definizione di regole, il rispetto dei processi, l'adesione agli standard e la garanzia di responsabilità: le cose contro cui ci scontriamo quando puntiamo all'innovazione. Tuttavia, lavorare entro questi vincoli spesso fornisce un quadro ideale per l'innovazione: quei confini della governance assicurano che manteniamo struttura e coerenza nei nostri sforzi per fare qualcosa di nuovo, in modo che tali sforzi possano essere comparabili o ripetibili.

Diversi sistemi informativi forniscono tipi di regole, processi e standard di cui parliamo qui. Non sorprende se si sta pensando agli Integrated Workplace Management Systems (IWMS), il quale fornisce proprio il tipo di quadro necessario per ottenere i migliori risultati dalle pratiche di miglioramento della sostenibilità.

Perché dovrebbe essere così? I sistemi IWMS sono, tra molte altre cose, strumenti di governance dei dati. Un IWMS strutturerà i dati (il database), garantirà la loro integrità (vincoli di inserimento dati), controllerà il loro uso e trasformazione (flusso di lavoro) e, come risultato, fornirà risultati coerenti e accurati (business intelligence). Quando le organizzazioni investono in sistemi IWMS, spesso cercano proprio queste qualità per portare ordine in un contesto frammentato e disorganizzato.

I dati tipicamente raccolti e gestiti in un IWMS – dettagli fisici, operativi e finanziari su edifici, spazi, asset, attrezzature, materiali di consumo, unità organizzative e persone – sono gli elementi che formano la base di qualsiasi pratica di sostenibilità. Il fatto che molte organizzazioni utilizzino un IWMS per garantire che questi dati siano accurati, aggiornati e ben mantenuti, dà loro un vantaggio naturale nel fare i tipi di miglioramenti che cerchiamo nelle iniziative di sostenibilità.

Per citare un semplice esempio: un'unità di trattamento dell'aria adeguatamente mantenuta funzionerà in modo più efficiente e consumerà meno energia rispetto a un'unità mal mantenuta che fatica a soddisfare le aspettative di prestazione. Questo è un risultato ben documentato che produttori e consumatori hanno dimostrato molte volte. È anche probabile che un'unità ben mantenuta generi meno calore, emetta meno sottoprodotti dannosi, faccia meno rumore e corra meno rischi di guasto. Tutti questi risultati preziosi sono gli obiettivi di un sistema di manutenzione ben gestito, uno degli aspetti chiave di un IWMS. E consente alle organizzazioni di passare da strategie di manutenzione puramente reattive a quelle preventive più efficaci.

Allo stesso modo, le organizzazioni sanno che è probabile che abbiano un impatto minore sull'ambiente se ottimizzano le operazioni degli edifici, gestiscono i requisiti di spazio e mantengono un portafoglio immobiliare che corrisponde alle loro esigenze, è occupato in modo ottimale e non richiede loro di condizionare e servire spazi interni marginalmente occupati e sottoutilizzati. Ancora una volta, un IWMS consente a un'organizzazione di tenere sotto controllo i propri requisiti e adattare il portafoglio alle esigenze attraverso il monitoraggio accurato della manutenzione, dell'occupazione, dell'utilizzo, delle opzioni di leasing, ecc. Processi come la pianificazione a lungo termine, la gestione della flotta, la gestione dei trasferimenti, le prenotazioni di spazi a breve termine e altro ancora offrono alle organizzazioni vie per monitorare e migliorare l'efficienza dei loro portafogli e operazioni immobiliari, il che avrà un impatto diretto sulla loro impronta ambientale.

Tornando al punto, questi sono esempi della governance abilitata dall'uso di un IWMS. L'IWMS fornisce un modo efficace per gestire i dati, far rispettare i processi e mantenere standard di qualità e di eccellenza operativa. In questo modo, fornisce anche l'ambiente necessario per stabilire ed eseguire progetti di miglioramento. Per alcune organizzazioni, potrebbe essere sufficiente l'ambizione di mettere tutta la loro attrezzatura edilizia su un solido programma di manutenzione che riduca l'impatto ambientale. Altre organizzazioni, che hanno già raggiunto questo obiettivo, possono mirare a un aggiornamento sistematico delle attrezzature e dell'involucro edilizio a standard di sostenibilità più elevati.

Qualunque sia lo stadio in cui si trova un'azienda nel monitorare il proprio impatto ambientale, un IWMS può partecipare, in termini di comprensione delle prestazioni attuali, fissazione degli obiettivi di miglioramento e poi raggiungimento di tali obiettivi. La natura di un IWMS è di catturare dati di processo e performance. In casi come quelli descritti sopra, lo sforzo può essere confezionato come "efficienza" e "risparmio sui costi" piuttosto che impatto ambientale, ma i miglioramenti ESG arrivano naturalmente come risultato.

Tendiamo a pensare agli IWMS come sistemi operativi piuttosto che sistemi di governance, ma è importante ricordare che i due concetti sono intimamente collegati. Quando parliamo di "risultati misurabili" – un tema comune negli IWMS – stiamo parlando di governance. La "G" in ESG è un elemento fondamentale nell'uso di un IWMS – e un ottimo punto di partenza per chi cerca di allineare i propri obiettivi organizzativi attorno a iniziative di sostenibilità e operazioni delle strutture.

Fonte: David Karpook, Manager Partner Program, Planon, 2024; https://planonsoftware.com/us/resources/blogs/dont-forget-the-g-in-esg-why-facilities-should-be-involved/