I tuoi spazi sono davvero ottimizzati? 5 spunti pratici per capirlo

Massimizzare l’uso degli ambienti di lavoro non significa solo “risparmiare spazio”. È una strategia chiave per migliorare efficienza, benessere e sostenibilità.

Negli ultimi anni, il modo in cui lavoriamo è cambiato radicalmente. Team ibridi, flussi variabili, nuovi bisogni organizzativi: gli spazi che ieri funzionavano, oggi possono risultare inefficienti, scomodi o addirittura vuoti.

Eppure, molte aziende non si accorgono del problema fino a quando non emergono segnali evidenti: postazioni deserte, collaboratori che si arrangiano per trovare un angolo tranquillo, costi di gestione che aumentano senza spiegazione.

Nel Facility Management, l’ottimizzazione degli spazi è diventata una leva strategica. Non si tratta solo di “tagliare” o “riempire”: si tratta di far funzionare meglio ciò che già c’è, per creare ambienti di lavoro più smart, adattivi e sostenibili.

Ecco cinque spunti pratici per iniziare a valutare lo stato dei tuoi spazi aziendali:

1. Misura l’utilizzo reale (e non quello che immagini) Quante postazioni vengono effettivamente usate ogni giorno? Quali sale riunioni sono prenotate… e poi disertate? Spesso, la percezione non corrisponde alla realtà. Utilizzare dati oggettivi – raccolti tramite sensori o sistemi di prenotazione – aiuta a identificare zone sottoutilizzate o congestionate, e quindi a intervenire in modo mirato.
2. Rendi gli spazi più flessibili Non serve una scrivania fissa per ogni dipendente. Soluzioni come hot desking, hoteling, spazi per attività specifiche (focus, collaborazione, call, relax…) o aree “di quartiere” per team che lavorano in giorni alterni permettono di adattare l’ufficio ai nuovi ritmi senza sacrificare comfort o identità.
   
   
3. Sfrutta la tecnologia a tuo vantaggio Software di gestione spazi, dashboard di analisi, sensori di presenza, wayfinding digitale: gli strumenti non mancano. Anche un semplice sistema di prenotazione delle scrivanie può fare la differenza nel distribuire meglio le presenze e ridurre i disagi.
   
   
4. Ripensa le sale riunioni Le sale conferenze sono tra gli spazi più frequentemente sprecati. A volte sono troppo grandi per le esigenze attuali, o usate come “stanze tappabuchi”. Analizza il loro utilizzo reale, valuta l’introduzione di huddle room, phone booth o spazi modulabili, e crea una varietà di ambienti adatta a diverse esigenze.
   
   
5. Coinvolgi i collaboratori Ogni cambiamento negli spazi può avere un impatto diretto sulle persone. Spiegare il “perché” dei cambiamenti, ascoltare feedback, testare nuove soluzioni con progetti pilota e fare piccoli aggiustamenti graduali aiuta a evitare resistenze e a progettare ambienti che rispondano davvero ai bisogni reali.
   
   

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