Quando cambia il modo di lavorare, non basta aggiungere un nuovo strumento. Serve fare in modo che spazi, persone, servizi e dati continuino a parlare tra loro.
È la sfida affrontata da un grande gruppo internazionale con numerose sedi e un patrimonio immobiliare articolato, che utilizzava già da anni una piattaforma IWMS per la gestione del Facility Management.

La sfida: gestire il lavoro ibrido senza creare un’altra soluzione isolata

Con la diffusione del lavoro ibrido, l’azienda si è trovata davanti a una nuova esigenza: permettere alle persone di prenotare facilmente postazioni e spazi di lavoro, anche da remoto.
La soluzione più immediata sarebbe stata introdurre un nuovo software dedicato. Ma questo avrebbe significato creare un altro sistema separato, con nuovi dati da gestire, nuove integrazioni e maggiore complessità per il Facility Management.
La scelta è stata quindi diversa: estendere l’ecosistema Planon già esistente.

La soluzione: IWMS, cloud e Workplace App in un unico ambiente

Il primo passo è stato il passaggio di Planon al cloud, che ha permesso all'organizzazione di ridurre sensibilmente i costi legati all'infrastruttura IT e alla gestione del data center.
Successivamente è stata introdotta la Planon Workplace App, collegata direttamente alla piattaforma IWMS.

Da smartphone, i collaboratori possono così:

• verificare la disponibilità degli spazi;
• prenotare postazioni e sale;
• effettuare il check-in anche tramite QR code;
• visualizzare informazioni relative alla postazione;
• segnalare problemi o richieste al Facility Management.

Il tutto senza creare una nuova banca dati indipendente: le informazioni rimangono all’interno dello stesso ecosistema digitale.

Un vantaggio anche per il Facility Management

La semplicità per l'utente è solo una parte del risultato. Dietro ogni prenotazione vengono generati dati che aiutano l'organizzazione a comprendere come gli spazi vengono realmente utilizzati.
Non solo quindi: “Quali scrivanie sono disponibili?”
ma anche: “Di quante postazioni abbiamo davvero bisogno?”, “Quali aree vengono utilizzate maggiormente?”, “Dove esistono spazi sottoutilizzati?”...

Sono informazioni che possono diventare una base concreta per prendere decisioni su spazi, servizi e costi.

Una piattaforma che può crescere insieme alle esigenze

Uno degli aspetti più interessanti del progetto è proprio la possibilità di partire da un'esigenza specifica e ampliare progressivamente la soluzione.
Nel caso analizzato, dopo la gestione di postazioni e sale sono state considerate ulteriori funzionalità, come prenotazione dei parcheggi, registrazione degli ospiti e servizi di catering. Non significa quindi introdurre un'app per ogni nuova necessità. Significa costruire un unico ambiente digitale nel quale Workplace Management, Facility Management e servizi agli utenti possono essere gestiti in modo integrato.

Il risultato

Un'esigenza nata dal lavoro ibrido è diventata l'occasione per rendere più digitale l'intera gestione degli ambienti di lavoro.

Per l'azienda significa:

• meno sistemi separati da amministrare;
• riduzione della complessità IT;
• maggiore semplicità per i collaboratori;
• dati più affidabili sull'utilizzo degli spazi;
• processi FM collegati direttamente all'esperienza dell'utente;
• una piattaforma che può evolvere nel tempo.

Ed è probabilmente questo il valore più importante di una soluzione IWMS: non risolvere soltanto il problema di oggi, ma creare una base su cui gestire anche quelli di domani.

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