La manutenzione degli edifici è da sempre vitale per lo stato a lungo termine dei vostri beni. E oggi, è probabilmente più importante che mai. Dal costo crescente delle nuove costruzioni alla preoccupazione per l’impatto dell’edilizia sul clima, mantenere correttamente le strutture aiuta ad evitare costose ristrutturazioni e sprechi. Ma spesso si presentano diversi problemi nella gestione dei portafogli immobiliari ed è qui che un software per la manutenzione può aiutare.

Un software per la manutenzione immobiliare, vi fornisce un sistema per organizzare tutte le operazioni di manutenzione negli edifici del vostro portafoglio digitalizzando i compiti che un manager avrebbe assegnato manualmente, velocizzando i flussi di lavoro, aumentando l’efficienza e riducendo il rischio di errori. L’uso della tecnologia digitale permette anche di tracciare facilmente i lavori e generare reports.

5 problemi che un software per la manutenzione può risolvere

1. Nessuna prova dei compiti completati
Se si inviano appaltatori per completare i compiti di manutenzione, si hanno pochissime prove del lavoro completato o della sua qualità. Ovviamente la fiducia è importante nei vostri rapporti con le squadre di manutenzione, ma a volte avrete bisogno di una prova solida dei lavori effettuati. Questo è particolarmente vero se state lavorando con un nuovo appaltatore. Con l’approccio tradizionale, sarebbe molto difficile ottenere la prova che i compiti sono stati completati.

Soluzione: Usando il software di gestione delle strutture, potete chiedere ai vostri subappaltatori di scattare una foto con i loro smartphone che viene caricata nel vostro database e può essere visualizzata dal desktop del vostro ufficio.

2. Perdita di tempo per l’assegnazione dei compiti
In molte aziende, il responsabile della squadra di manutenzione assegna i compiti all’inizio della giornata. In alternativa, assegna i compiti quando gli appaltatori tornano fisicamente in ufficio per scoprire qual è il lavoro successivo. Questo significa che di solito è possibile assegnare i lavori solo di persona. Questo spesso porta ad un sacco di tempo sprecato viaggiando tra i siti e l’ufficio.

Soluzione: Utilizzando un’app, è possibile assegnare i compiti in pochi secondi, tenendo conto delle competenze e della disponibilità di ciascuno dei vostri appaltatori. L’assegnatario riceverà automaticamente una notifica in-app (disponibile anche via e-mail) che gli ricorderà di completare il compito di manutenzione.

3. Non ci sono abbastanza dati per prendere decisioni informate
Quale appaltatore lavora in modo più efficiente? Quanto tempo impiegano gli appaltatori a completare compiti specifici? Avete abbastanza risorse per completare tutte le attività di manutenzione?
Con l’approccio tradizionale, rispondere a queste domande è molto impegnativo ed è anche facile commettere errori. Si fa anche troppo affidamento sul fatto che tutto sia nella testa del capo della squadra di manutenzione. Ma cosa succede se questa persona si ammala, va in vacanza o lascia l’azienda?

Soluzione: Utilizzando la tecnologia, si possono generare istantaneamente dei reports sui compiti completati. Potete vedere chi ha fatto quale lavoro, quando, quanto vi sta costando e quanto sono efficienti. Inoltre, avrete i dati per sostenere qualsiasi decisione che prendete.

4. Non puoi accedere alle informazioni che ti servono
Immaginate di visitare una struttura di cui vi occupate della manutenzione e di rendervi conto che non avete il registro delle precedenti attività di manutenzione completate. Diventa molto difficile per voi capire cosa hanno fatto gli appaltatori precedenti e perché. Sprechereste quindi del tempo per tornare alla vostra sede centrale per accedere a queste informazioni.

Soluzione: Utilizzando un software per la manutenzione basato sul cloud, potete semplicemente accedere al vostro database dall’applicazione e visualizzare un diario dei rapporti precedenti compilati dagli appaltatori precedenti – e risparmiarvi un viaggio frustrante.

5. È difficile dimostrare di aver effettuato la manutenzione dei beni
Lo scenario peggiore nella gestione immobiliare è che accada un disastro in uno dei siti e che non siano in grado di dimostrare di aver rispettato gli standard normativi. Se mai doveste essere sottoposti a un controllo, portati in tribunale o citati in giudizio, è essenziale essere in grado di trovare i vostri registri storici di manutenzione. In questo modo, potete provare che avete seguito tutte le regole e i regolamenti richiesti e dimostrare che la vostra azienda non è responsabile. Ma se ci si affida a istruzioni verbali o a liste di controllo cartacee facilmente danneggiabili, diventa molto più difficile fornire prove del proprio lavoro.

Soluzione: Utilizzando un’app digitale per assegnare i compiti, generare reports e archiviare tutti i documenti dell’edificio, avrete un modo semplice per accedere alle registrazioni di tutte le vostre decisioni e potrete dimostrare la vostra conformità – e difendervi se mai fosse richiesto.

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